تا چند سال قبل تصور میشد ارتباطات درون سازمانی فقط از طریق ایمیل و جلسات حضوری انجام میشود. با گسترش دورکاری و پراکندگی تیمها، نیاز به ابزارهای پیشرفتهتر احساس شد. نرم افزارهای چت سازمانی این مسیر را سادهتر کردند و امکان ارتباط، هماهنگی و پیگیری کارها را در یک بستر واحد بدون وابستگی به شبکههای اجتماعی و سایر مسیرها، به ارمغان آوردهاند. در این مطلب با بهترین ابزارهای چت سازمانی و نحوه عملکرد آنها آشنا میشویم.
نرم افزار چت سازمانی چیست؟
نرم افزار چت سازمانی ابزاری ارتباطی برای محیط کار است که امکان ارسال پیام متنی، صوتی، تصویری و فایل را فراهم میکند. در این برنامهها میتوان گروههای کاری و کانالهای موضوعی ساخت، پیامهای قبلی را جستجو کرد و آن را به سایر سیستمهای سازمان متصل کرد.
برخلاف پیام رسانهای معمولی، این نرم افزارها روی سرور داخلی، فضای ابری سازمان یا حتی سرور مجازی لینوکس نصب میشوند و مدیران کنترل کامل روی اطلاعات و سطح دسترسی کاربران دارند. به همین دلیل، در زمان اختلال اینترنت هم ارتباط کارکنان دچار مشکل نمیشود.
نرم افزارهای چت سازمانی ایرانی با نیازهای داخلی سازگار هستند، از زبان فارسی پشتیبانی میکنند و در شبکه داخلی بدون اینترنت جهانی هم به خوبی کار میکنند. این ابزارها امنیت بالاتری دارند و تمرکز کارکنان را حفظ میکنند.
مزایای استفاده از نرمافزار چت سازمانی
در سازمانهای امروزی، سرعت و امنیت ارتباطات نقش بسیار مهمی دارند. در چنین فضایی، نرمافزار چت سازمانی میتواند یک ابزار بسیار مناسب برای پاسخ به این نیازها باشد. زمانی که این نرمافزار روی زیرساخت داخلی یا سرور مجازی ویندوز سازمان اجرا میشود، کنترل، امنیت و دسترسیپذیری آن نیز بهمراتب بهتر خواهد شد. استفاده از این ابزار، مزایای مهم دیگری هم دارد که در ادامه به آنها اشاره میشود:
- کنترل کامل مدیران بر دسترسیها: امکان تعریف نقشها، گروهها، مجوزهای مشاهده و حذف پیامها وجود دارد؛ مدیران میتوانند هر زمان لازم باشد مکالمات را نظارت یا آرشیو کنند.
- کاهش حواسپرتی و تمرکز بیشتر روی کار: برخلاف تلگرام و واتساپ، در پیام رسان سازمانی ایرانی اعلانهای غیرکاری وجود ندارد و کارکنان فقط پیامهای مرتبط با وظایف خود را دریافت میکنند.
- مستندسازی خودکار مکالمات: تمام گفتگوها ذخیره و قابل جستجو میشوند؛ دیگر نیازی به یادداشتبرداری دستی یا گم شدن اطلاعات مهم نیست.
- سازماندهی بهتر پروژهها و تیمها: با ایجاد موضوعات مختلف، گروههای پروژهای و چتهای خصوصی، پیگیری وظایف و هماهنگی تیم بسیار سادهتر میشود.
- کاهش هزینههای ارتباطی و ابزاری: نیازی به خرید اشتراک چندین پیامرسان خارجی یا ابزارهای جداگانه نیست؛ یک پلتفرم داخلی همه نیازها را پوشش میدهد.
- ادغام با سایر سیستمهای سازمانی: بسیاری از نرمافزارهای چت سازمانی ایرانی امکان اتصال به اتوماسیون اداری، تیکتینگ، تقویم سازمانی و حتی سامانههای حضور و غیاب را دارند.
- پشتیبانی از کار غیرحضوری و دورکاری: تیمهای دورکاری که امکان فعالیت در کنار یکدیگر را ندارد، میتوانند بدون مشکل و با کیفیت بالا با یکدیگر در ارتباط باشند.
- جلوگیری از استفاده غیرمجاز از پیامرسانهای خارجی: با داشتن یک پیامرسان سازمانی مطمئن، سیاستهای ممنوعیت استفاده از تلگرام، واتساپ و مشابه در محیط کار به راحتی اجرا میشود.
- امکان برگزاری جلسات صوتی و تصویری داخلی: برخی نرمافزارها ویدئو کنفرانس و تماس صوتی با کیفیت بالا را بدون نیاز به اینترنت بینالمللی ارائه میدهند.
- بهروزرسانی و پشتیبانی: نرمافزارهای ایرانی معمولا پشتیبانی سریعتر، رفع باگهای مرتبط با زبان فارسی و سازگاری با زیرساختهای داخلی را تضمین میکنند.
معیارهای انتخاب یک نرم افزار چت سازمانی
برای انتخاب یک نرم افزار چت سازمانی حرفهای، باید چند معیار کلیدی را مد نظر قرار دهید. در ادامه به برخی از این معیارها میپردازیم:
امنیت و حریم خصوصی
امنیت حتی در نرم افزار چت سازمانی رایگان هم اهمیت زیادی دارد، چون اطلاعات مهم سازمان در آن رد و بدل میشود. نرم افزاری مناسب است که دسترسی کاربران را قابل کنترل کند، از دادهها محافظت کند و امکان نگهداری اطلاعات روی سرور داخلی را داشته باشد. به روزرسانیهای منظم و گزارشهای امنیتی هم اطمینان بیشتری ایجاد میکنند.
مقیاس پذیری
نرم افزار باید بتواند همراه با رشد سازمان پیش برود. با افزایش تعداد کاربران، نباید سرعت یا کیفیت عملکرد آن کاهش پیدا کند. این ویژگی باعث میشود در آینده نیاز به تغییر نرمافزارهای چت سازمانی نداشته باشید.
رابط کاربری ساده
اگر محیط نرم افزار ساده و قابل فهم باشد، کارکنان سریعتر با آن ارتباط میگیرند. طراحی روان، پشتیبانی از زبان فارسی و دسترسی آسان به امکانات، استفاده روزانه را راحتتر میکند و نیاز به آموزش طولانی را کاهش میدهد.
قابلیت ادغام با سایر سیستمها
بهترین نرم افزار چت سازمانی زمانی کارآمدتر میشود که بتوان آن را به ابزارهای دیگر مانند اتوماسیون اداری، CRM یا تقویم سازمان وصل کرد. این کار باعث میشود اطلاعات بین سیستمها راحتتر رد و بدل شود و روند کارها سریعتر پیش برود.
هزینه
هزینه خرید نرم افزار چت سازمانی شامل خرید لایسنس، نگهداری و پشتیبانی است. برخی گزینهها هم رایگان یا منبع باز هستند و برای سازمانهای کوچک مناسباند. در مقابل، نسخههای تجاری امکانات بیشتری دارند. با مقایسه هزینه پیام رسان سازمانی ایرانی میتوانید گزینهای مناسب با بودجه خود را انتخاب کنید.
5 تا از محبوبترین نرم افزارهای چت سازمانی
در سرتاسر جهان، نرم افزارهای مختلفی در حوزه چت سازمانی فعالیت میکنند. در ادامه با چند مورد از بهترین نرم افزار چت در شبکه داخلی آشنا میشویم:
راکت چت (Rocket.Chat)
این پلتفرم متن باز امکان میزبانی روی سرور داخلی را فراهم میکند و کنترل کامل دادهها را در اختیار سازمان میگذارد. چت لحظهای، تماس صوتی و تصویری، اشتراک فایل و امنیت بالا از قابلیتهای مهم راکت چت است. امکان سفارشی سازی گسترده دارد و برای تیمهای کوچک تا بزرگ کاربردی است. در این مقاله به شما کمک میکنیم تا با این ابزار قدرتمند و بهروزترین روشهای نصب راکت چت آشنا شوید.
مترموست (Mattermost)
برای تیمهایی که به کنترل دقیق زیرساخت ارتباطی اهمیت میدهند، مترموست گزینه مناسبی است. ایجاد کانالهای مختلف، جست و جو در پیامها و شباهت محیط به Slack از ویژگیهای آن است. این ابزار بیشتر برای تیمهای فنی کاربرد دارد. نصب و پیکربندی آن کمی پیچیده است و تماس ویدیویی داخلی ندارد. برای آموزش نصب و راه اندازی مترموست میتوانید این مقاله را بخوانید.
تروپ مسنجر (Troop Messenger)
اگر سادگی استفاده برای شما اولویت دارد، میتوانید تروپ مسنجر را انتخاب کنید. این ابزار امکان چت فردی و گروهی، تماس صوتی و تصویری و اشتراک صفحه نمایش را ارائه میدهد. تروپ مسنجر نسخه رایگان محدودی دارد و برای امکانات کامل باید نسخه پولی تهیه شود. در برخی مواقع کندی در عملکرد گزارش شده است.
کانکتیم (Connecteam)
این ابزار علاوه بر چت، امکانات مدیریت نیرو و وظایف را هم در اختیار شما میگذارد. محیط ساده و پشتیبانی قوی کانکتیم برای هماهنگی تیمها بسیار مفید است. هزینه آن برای تیمهای کوچک کمی بالا است و استفاده از همه امکانات نیاز به ارتقا پلن دارد.
رایور (Ryver)
ترکیب چت تیمی و مدیریت کارها باعث شده رایور برای پروژههای گروهی مناسب باشد. امکان تعریف وظیفه، گفت و گوی گروهی و تماس ویدیویی دارد. طراحی آن ساده است. در چتهای گروهی پاسخ مستقیم به یک پیام خاص محدود است و برخی دکمهها جایگاه مناسبی ندارند.
پیشنیازهای نصب نرم افزار چت سازمانی روی سرور
برای نصب نرم افزار چت سازمانی روی سرور، باید چند پیش نیاز ساده را فراهم کنید تا فرایند نصب بدون مشکل انجام شود. در کنار انتخاب سخت افزار مناسب، انجام کانفیگ سرور و تنظیمات اولیه امنیتی اهمیت زیادی دارد؛ زیرا پیکربندی صحیح سرور باعث افزایش پایداری، امنیت و عملکرد این نرم افزارها در محیط سازمانی میشود. سرور شما بهتر است پردازنده حداقل چهار هستهای، هشت گیگابایت رم و حداقل صد گیگابایت فضای SSD داشته باشد تا عملکرد نرم افزار روان باشد.
سیستم عامل پیشنهادی لینوکس مانند اوبونتو یا ویندوز سرور است. استفاده از ابزارهایی مثل Docker نصب را سادهتر میکند. وجود یک دیتابیس مانند PostgreSQL یا MongoDB هم ضروری است.
در کنار این موارد، داشتن شبکه داخلی امن و فایروال قوی اهمیت زیادی دارد. اگر از نرم افزارهای ایرانی استفاده میکنید، پشتیبانی از Active Directory برای مدیریت کاربران سازمانی کمک بزرگی خواهد بود. در تمام این مسیر دریافت مشاوره از یک تیم متخصص در این حوزه، میتواند بسیاری از چالشهای احتمالی نصب نرم افزار چت سازمانی روی سرور را برطرف کند.
جمع بندی
انتخاب یک نرم افزار چت سازمانی مناسب میتواند ارتباطات داخلی شما را منظمتر، سریعتر و امنتر کند. با توجه به نیاز سازمان، زیرساخت فنی و بودجه، میتوانید گزینهای را انتخاب کنید که بیشترین هماهنگی را با محیط کاری شما داشته باشد. برای اجرای پایدار این ابزارها، استفاده از یک زیرساخت مناسب اهمیت زیادی دارد و خرید سرور مجازی میتواند گزینهای مقرونبهصرفه و انعطافپذیر برای بسیاری از سازمانها و تیمها باشد. در سازمانهای بزرگتر یا محیطهایی با تعداد کاربران بالا، نیاز به منابع اختصاصی و کنترل بیشتر روی زیرساخت احساس میشود. در چنین شرایطی، خرید سرور اختصاصی انتخاب مناسبتری خواهد بود و میتواند عملکرد پایدارتر و امنیت بالاتری را برای نرم افزارهای چت سازمانی فراهم کند.
سوالات متداول
نرم افزار چت سازمانی چه تفاوتی با پیام رسانهای معمولی دارد؟
این ابزارها مخصوص محیط کار طراحی شدهاند و روی سرور داخلی یا ابری سازمان نصب میشوند. مدیران روی دادهها و دسترسی کاربران کنترل کامل دارند.
آیا این نرم افزارها بدون اینترنت جهانی هم کار میکنند؟
بله، بسیاری از آنها در شبکه داخلی سازمان فعال هستند و برای ارتباط کارکنان نیازی به اینترنت بینالمللی ندارند.
برای راه اندازی نرم افزار چت سازمانی به چه سروری نیاز است؟
یک سرور با پردازنده مناسب، حداقل هشت گیگابایت رم و فضای SSD کافی عملکرد روانی ایجاد میکند. سیستم عامل لینوکس یا ویندوز سرور هم پیشنهاد میشود.
کدام نرم افزار برای سازمانهای بزرگ مناسبتر است؟
ابزارهایی مانند راکت چت و مترموست به دلیل مقیاس پذیری بالا و امکان میزبانی داخلی، برای سازمانهای بزرگ انتخابهای مناسبی هستند.
آیا امکان اتصال این نرم افزارها به سیستمهای دیگر سازمان وجود دارد؟
بله، بسیاری از این ابزارها قابلیت ادغام با اتوماسیون اداری، CRM، تقویم سازمانی و سایر سامانهها را دارند.
